10 Indicadores imprescindibles en tu departamento de Compras (control y gestión)

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Con la crisis, los departamentos de compras y gestión del gasto han creado un sinfín de mecanismos para controlar y optimizar sus costes. Algunos por medio de proyectos aislados y en otros casos por medio de sistemas complejos de seguimiento de indicadores (en cuadros de mando).
Incluso un mismo indicador puede tener muchas interpretaciones y generar diferentes decisiones y acciones. Depende del sector de la empresa, de la evolución del negocio y los objetivos y alcance que persigan se pueden obtener diferentes resultados.

Aunque esta variedad de indicadores y su interpretación es muy amplia, en este post mencionamos algunos indicadores básicos que debes tener implantado en tu departamento de compras:

1.- Desviación Presupuestaria y Real (DPR o DPE)
El seguimiento presupuestario por lo general lo recibimos mes a mes del área financiera. Pero es recomendable que la propia dirección de compras tenga sus indicadores globales e individuales (por partida de gasto). ¿Por qué?, porque muchas veces los escenarios que se tomaron en cuenta en el momento de confeccionar y aprobar un presupuesto anual cambia conforme avanzan los meses y esa información la conoce y controla el área de compras mucho más que la dirección financiera o el departamento de control y gestión.
Para determinar este indicador se requieren tres datos: Presupuesto, Real y Estimados (LE).
Los Estimados (LE) son datos que predicen, en función de información histórica (de gasto y consumo interno) los importes (en € y cantidad) que pueden presentarse en los próximos 6 meses.
Estar por debajo del presupuesto que mes a mes te envía tu dirección financiera no necesariamente significa que estés realizando una buena gestión, por ello los indicadores de Estimados (LE) son clave en el establecimiento y oscilación de este indicador DPR.

2.- Inteligencia Acumulada (IA).
Este indicador se basa, principalmente, en los resultados del Negocio.
Desde Compras no sólo se deben controlar indicadores de gasto y consumo, también es importante (por no decir vital para la efectividad de tu área) que controles y conozcas los indicadores que controlan la evolución del negocio (enfocados en ventas, margen, EBIT, etc).
La evolución del negocio marcará e influirá en tus indicadores relevantes de gestión y evolución.
Un ejemplo claro es el indicador de Ventas sobre Gasto (V/G), donde debes conocer, establecer y permanentemente actualizar el dato: Por cada 1€ de Venta, puedo gastar X€. Esos X€ son un indicador (absoluto y relativo) muy importante, porque en caso de caída en ventas tendrás claro cuánto debes ajustar tus partidas de consumo y gasto (por medio de proyectos, procesos o tareas específicas muy concretas). Este indicador se cruza con otros, como el de Margen por Gasto. Si las ventas caen, pero el margen se mantiene o sube, tendrás un tercer indicador que determinará tu toma de decisión.
Aunque la evolución de todos los indicadores que gestiona tu departamento de compras debe ser guardado (para tener un histórico de conocimiento que mejore tu efectividad futura) los IA son probablemente uno de los principales indicadores que debes tener a mano y mantener 100% actualizados.

3.- Scouting (EP - Estudio de Precios).
En un post anterior hablamos del Scouting y la importancia que tiene en la gestión de las compras. Ahora nos centramos en los indicadores que mide esta tarea.
Evidentemente no es necesario tener EP’s de todas las partidas que gestiona tu área, pero sí en aquellas partidas de gasto y consumo crítico y estratégico.
Los indicadores EP son flexibles y varían constantemente, por ello, dependiendo de la frecuencia con que realices el Scouting tendrás que actualizar este tipo de indicador en tu cuadro de mando para tener un control sobre estas partidas críticas y estratégicas. Los indicadores EP son los que sustentan el iniciar o no procesos de optimización de costes. Realizar un proceso sin este dato da resultados, pero con este indicador claro y medido da resultados realmente notables.

4.- Tiempo Total del Proceso (TTP)
Existen diferentes procesos dentro del área de compras y en todos ellos se puede medir el TTP. En este post nos centraremos en el indicador TTP de la transacción de pedidos.
En algunos casos este análisis se centra únicamente en las transacciones que relacionan a los proveedores y la propia área de compras, pero en otros (los más efectivos y que aportan mejores resultados) analizan todo el flujo incluyendo información del cliente final.
Ciclo básico que debe marcar tu indicador nace en la necesidad del cliente final, pasando por el proceso de pedido (incluidas validaciones internas), recepción del pedido, preparación, entrega y feedback final (incluidas incidencias de pedidos).
Los indicadores TTP por lo general son relativos (%) y sirven para mercar SLA’s en tus acuerdos con proveedores.

5.- Cantidad de Pedidos Rechazados (CPR o CSR)
En muchos servicios que gestiona el departamento de compras se presentar rechazos y/o devoluciones. Sobre todo en aquellos que hay un control de stock o compra de materiales.
Al inicio de este tipo de servicio es importante medir y establecer el ratio de devoluciones o pedidos rechazados que genere eficiencia (cuantitativa y cualitativamente) para contar con un indicador aceptable de SLA’s y sobre todo KPI’s transferible al proveedor.
Es un indicador que se incluye en políticas de penalizaciones/bonificaciones y resulta muy efectivo para mejorar la calidad y seguridad del servicio.
Controlar este indicador es fundamental, tanto en compras indirectas como de costes directos que impactan en negocio. También es importante porque superar el indicador aceptable daña la imagen de tu departamento, genera desconfianza interna, poca efectividad e ineficiencias, sin dejar de lado la posible sobrecarga de trabajo que generará en tu departamento.
Las fórmulas para establecer los indicadores (€ y %) son muchas, “Total Rechazos / Total Pedidos”, “Total Rechazos Tipo “X” / Total Rechazos”, “Total Rechazos Tipo “X” / Total Pedidos”, “Efecto € en Negocio / Gasto Total Mes”, etc. etc. En todo caso, lo importante es un estudio que determine el indicador que genere eficiencia en tu empresa.

6.- Transparencia de Procesos (TPs)
Los procesos del área de compra son, por lo general, cuestionados permanentemente. En las empresas siempre hay alguien que compra mejor que tú, que negociaría mejor que tú y que cerraría contratos muchos mejor que tú.
Al ser un área que brinda servicios a clientes internos (el cliente más difícil que existe) es y será objeto constante de críticas.
El indicador TPs sirve para medir la eficacia y legalidad de los procesos que realizas desde tu área de compras y te permite controlar y mostrar tus resultados de gestión. En este post nos centraremos en los de Homologación de Proveedores.
Los procesos de un concurso (RFi, RFp y RFq) deben contar con este indicador objetivo (cuantitativo) que evidencia la transparencia del proceso. Los indicadores TPs se fijan en variables como: Tiempo, Legalidad, Responsabilidad Social Corporativa, Poderes, Interlocución, entre otros.
También se establecen indicadores TPs en procesos de pedidos, negociaciones, cambios de proveedor, cambios en canasta de compras (productos), etc.
Por lo general estos indicadores son datos absolutos y no relativos y se asocian a otro tipo de indicadores, como los de Verificación de Aspectos Legales en Compras (VAL o FVL).

7.- Ahorros y Descuentos en precios preferenciales (ADP)
No siempre se cierran acuerdos para la reducción de tarifas o precios de forma permanente. En esta crisis, después de varios ajustes en precios y procesos de negociación muy duros, muchos proveedores han llegado al límite y no aceptan más reducción en precio. No porque no quieran, sino porque simplemente ya no es posible.
Esta situación ha generado que se incrementen los acuerdos de ahorro o descuentos preferentes y temporales. Los ADP son indicadores que permiten controlar la evolución de estos acuerdos especiales con los resultados anteriores y el mercado. Aportan información para posteriores actuaciones con el proveedor activo o si sales al mercado.

8.- Incentivos de Negociación (IN).
En artículos anteriores ya comenté que un negociador de compras puede tener objetivos muy similares (en la forma y fondo) que un comercial o vendedor.
Un negociador es un experto en cerrar acuerdos que aporten beneficios a la empresa, por lo que establecer una tabla de comisiones por negociación no es una idea descabellada. Es más, muchas empresas ya empiezan a implantar este sistema como una herramienta de objetivos normal en el área de compras.
El indicador IN mide el rendimiento de acuerdos de negociación pero no sólo desde el punto de vista económico (que también), sino que incluye otros aspectos como el incremento de calidad, seguridad y mejora en el tiempo de respuesta de los servicios negociados.
Es un indicador de productividad profesional y aunque no define el KPI para el pago de comisiones, si permite medir el rendimiento del profesional y su efectividad en la empresa. Este indicador se puede (y debe) cruzar con otros como el IA o EP para controlar mejor sus resultados.

9.- Retorno de Inversión (RSI o ROI)
El ROI, por lo general lo enfocamos o centramos en factores económicos. Es correcto porque medimos el rendimiento de los procesos de compras desde un enfoque financiero, pero es importante saber que no es el único enfoque que debemos utilizar desde el área de compras (no estamos analizando el ROI del negocio). Este indicador marca sobre todo el tiempo en el que recuperaremos la inversión o gasto realizado en proyectos o procesos de racionalización, optimización y/o ahorro.
Dependiendo del alcance de tu departamento, el análisis de este indicador lo puedes realizar desde múltiples enfoques: Por proyecto, por procesos, por técnico o miembro de tu equipo, etc. Lo importante es que la fórmula para determinar este indicador sea en absoluto y relativo y desde enfoques económicos y temporales. Esto te dará una visión global para tomar decisiones acertadas.

10.- Cobros y Facturación
En muchos departamentos de compras se lleva la gestión de facturación. En cierta forma es normal, ya que la factura es el documento con el que podemos confirmar que los pedidos emitidos y pagados son correctos.
Existen diferentes indicadores que debemos tener implantados si esta tarea recae en nosotros, aquí menciono las 3 más destacadas:
-Calidad de facturación (CFs). Este indicador mide los errores en facturación (con origen en proveedor o en el pedido interno) sobre el total de facturas recibidas. Los retrasos en pagos y descuadres son el efecto que se enlaza al indicador. Principalmente ayuda a medir la sobre carga administrativa (que no aporta valor) y los ratios de retrasos en pagos y paralización de servicios.
-Causales de Notas de Crédito (CNC). Indicador poco utilizado si el volumen de facturas es baja o controlada (automatizada por un ERP, por ejemplo). Mide los errores en la generación de facturas pero generalmente sin sustento u origen en el pedido o servicio. Independientemente del indicador de control, si este proceso no se realiza puede impactar en los resultados de tu empresa.
-Pendientes de Facturar. Este indicador es el total de pedidos pendientes (generalmente por retraso debido a incidencias) sobre el total de pedidos generados. Mide la eficiencia en el proceso administrativo de facturación del proveedor. Si el indicador evidencia eficiencia, se puede plantear la externalización del proceso, lo que conlleva ahorros relevantes y traslado de riesgos.

Otros indicadores que te pueden ser de utilidad:
-Costes Logísticos (En caso de tener internamente estos procesos de gestión, mide los costes entre las ventas principalmente).
-Comparativo del Transporte (si el servicio es interno, donde controlas el coste propio entre externo y puedes hacer seguimiento con la rentabilidad y los gastos). También existe el indicador de control sobre la utilización de los medios de transporte, donde controlas la capacidad real utilizada versus la capacidad de cada vehículo.
- Almacenamiento. Si cuentas con almacenes propios, hay diferentes indicadores (Coste de almacenamiento sobre unidades almacenadas, Costes operativos sobre unidades despachadas, despachos realizados sobre requeridos, etc).
- Inventarios.
- Abastecimiento.
- Etc.

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