Con la crisis, los departamentos
de compras y gestión del gasto han creado un sinfín de mecanismos para
controlar y optimizar sus costes. Algunos por medio de proyectos aislados y en
otros casos por medio de sistemas complejos de seguimiento de indicadores (en
cuadros de mando).
Incluso un mismo indicador puede
tener muchas interpretaciones y generar diferentes decisiones y acciones.
Depende del sector de la empresa, de la evolución del negocio y los objetivos y
alcance que persigan se pueden obtener diferentes resultados.
Aunque esta variedad de
indicadores y su interpretación es muy amplia, en este post mencionamos algunos
indicadores básicos que debes tener implantado en tu departamento de compras:
1.- Desviación Presupuestaria y Real (DPR o DPE)
El seguimiento presupuestario por
lo general lo recibimos mes a mes del área financiera. Pero es recomendable que
la propia dirección de compras tenga sus indicadores globales e individuales
(por partida de gasto). ¿Por qué?, porque muchas veces los escenarios que se
tomaron en cuenta en el momento de confeccionar y aprobar un presupuesto anual
cambia conforme avanzan los meses y esa información la conoce y controla el
área de compras mucho más que la dirección financiera o el departamento de
control y gestión.
Para determinar este indicador
se requieren tres datos: Presupuesto, Real y Estimados (LE).
Los Estimados (LE) son datos que predicen, en función de información histórica
(de gasto y consumo interno) los importes (en € y cantidad) que pueden
presentarse en los próximos 6 meses.
Estar por debajo del presupuesto
que mes a mes te envía tu dirección financiera no necesariamente significa que
estés realizando una buena gestión, por ello los indicadores de Estimados (LE) son clave en el
establecimiento y oscilación de este indicador DPR.
2.- Inteligencia Acumulada (IA).
Este indicador se basa,
principalmente, en los resultados del Negocio.
Desde Compras no sólo se deben
controlar indicadores de gasto y consumo, también es importante (por no decir
vital para la efectividad de tu área) que controles y conozcas los indicadores que
controlan la evolución del negocio (enfocados en ventas, margen, EBIT, etc).
La evolución del negocio marcará
e influirá en tus indicadores relevantes de gestión y evolución.
Un ejemplo claro es el indicador
de Ventas
sobre Gasto (V/G), donde debes conocer, establecer y permanentemente actualizar
el dato: Por cada 1€ de Venta, puedo gastar X€. Esos X€ son un indicador
(absoluto y relativo) muy importante, porque en caso de caída en ventas tendrás
claro cuánto debes ajustar tus partidas de consumo y gasto (por medio de
proyectos, procesos o tareas específicas muy concretas). Este indicador se cruza
con otros, como el de Margen por Gasto. Si las ventas caen, pero el margen se
mantiene o sube, tendrás un tercer indicador que determinará tu toma de
decisión.
Aunque la evolución de todos los
indicadores que gestiona tu departamento de compras debe ser guardado (para
tener un histórico de conocimiento que mejore tu efectividad futura) los IA son
probablemente uno de los principales indicadores que debes tener a mano y
mantener 100% actualizados.
3.- Scouting (EP - Estudio
de Precios).
En un post anterior hablamos del
Scouting y la importancia que tiene en la gestión de las compras. Ahora nos
centramos en los indicadores que mide esta tarea.
Evidentemente no es necesario
tener EP’s de todas las partidas que gestiona tu área, pero sí en aquellas
partidas de gasto y consumo crítico y estratégico.
Los indicadores EP son flexibles
y varían constantemente, por ello, dependiendo de la frecuencia con que
realices el Scouting tendrás que actualizar este tipo de indicador en tu cuadro
de mando para tener un control sobre estas partidas críticas y estratégicas. Los indicadores EP son los que
sustentan el iniciar o no procesos de optimización de costes. Realizar un
proceso sin este dato da resultados, pero con este indicador claro y medido da
resultados realmente notables.
4.- Tiempo Total del Proceso (TTP)
Existen diferentes procesos dentro
del área de compras y en todos ellos se puede medir el TTP. En este post nos
centraremos en el indicador TTP de la transacción de pedidos.
En algunos casos este análisis
se centra únicamente en las transacciones que relacionan a los proveedores y la
propia área de compras, pero en otros (los más efectivos y que aportan mejores
resultados) analizan todo el flujo incluyendo información del cliente final.
Ciclo básico que debe marcar tu
indicador nace en la necesidad del cliente final, pasando por el proceso de
pedido (incluidas validaciones internas), recepción del pedido, preparación,
entrega y feedback final (incluidas incidencias de pedidos).
Los indicadores TTP por lo
general son relativos (%) y sirven para mercar SLA’s en tus acuerdos con
proveedores.
5.- Cantidad de Pedidos Rechazados (CPR o CSR)
En muchos servicios que gestiona
el departamento de compras se presentar rechazos y/o devoluciones. Sobre todo
en aquellos que hay un control de stock o compra de materiales.
Al inicio de este tipo de servicio
es importante medir y establecer el ratio de devoluciones o pedidos rechazados que
genere eficiencia (cuantitativa y cualitativamente) para contar con un
indicador aceptable de SLA’s y sobre todo KPI’s transferible al proveedor.
Es un indicador que se incluye
en políticas de penalizaciones/bonificaciones y resulta muy efectivo para
mejorar la calidad y seguridad del servicio.
Controlar este indicador es
fundamental, tanto en compras indirectas como de costes directos que impactan
en negocio. También es importante porque superar el indicador aceptable daña la
imagen de tu departamento, genera desconfianza interna, poca efectividad e
ineficiencias, sin dejar de lado la posible sobrecarga de trabajo que generará
en tu departamento.
Las fórmulas para establecer los
indicadores (€ y %) son muchas, “Total Rechazos / Total Pedidos”, “Total
Rechazos Tipo “X” / Total Rechazos”, “Total Rechazos Tipo “X” / Total Pedidos”,
“Efecto € en Negocio / Gasto Total Mes”, etc. etc. En todo caso, lo importante
es un estudio que determine el indicador que genere eficiencia en tu empresa.
6.- Transparencia de Procesos (TPs)
Los procesos del área de compra
son, por lo general, cuestionados permanentemente. En las empresas siempre hay
alguien que compra mejor que tú, que negociaría mejor que tú y que cerraría
contratos muchos mejor que tú.
Al ser un área que brinda
servicios a clientes internos (el cliente más difícil que existe) es y será objeto
constante de críticas.
El indicador TPs sirve para
medir la eficacia y legalidad de los procesos que realizas desde tu área de
compras y te permite controlar y mostrar tus resultados de gestión. En este
post nos centraremos en los de Homologación de Proveedores.
Los procesos de un concurso (RFi,
RFp y RFq) deben contar con este indicador objetivo (cuantitativo) que evidencia
la transparencia del proceso. Los indicadores TPs se fijan en variables como:
Tiempo, Legalidad, Responsabilidad Social Corporativa, Poderes, Interlocución,
entre otros.
También se establecen
indicadores TPs en procesos de pedidos, negociaciones, cambios de proveedor,
cambios en canasta de compras (productos), etc.
Por lo general estos indicadores
son datos absolutos y no relativos y se asocian a otro tipo de indicadores,
como los de Verificación de Aspectos Legales en Compras (VAL o FVL).
7.- Ahorros y Descuentos en precios preferenciales (ADP)
No siempre se cierran acuerdos
para la reducción de tarifas o precios de forma permanente. En esta crisis, después
de varios ajustes en precios y procesos de negociación muy duros, muchos proveedores
han llegado al límite y no aceptan más reducción en precio. No porque no
quieran, sino porque simplemente ya no es posible.
Esta situación ha generado que
se incrementen los acuerdos de ahorro o descuentos preferentes y temporales. Los
ADP son indicadores que permiten controlar la evolución de estos acuerdos
especiales con los resultados anteriores y el mercado. Aportan información para
posteriores actuaciones con el proveedor activo o si sales al mercado.
8.- Incentivos de Negociación (IN).
En artículos anteriores ya
comenté que un negociador de compras puede tener objetivos muy similares (en la
forma y fondo) que un comercial o vendedor.
Un negociador es un experto en
cerrar acuerdos que aporten beneficios a la empresa, por lo que establecer una
tabla de comisiones por negociación no es una idea descabellada. Es más, muchas
empresas ya empiezan a implantar este sistema como una herramienta de objetivos
normal en el área de compras.
El indicador IN mide el
rendimiento de acuerdos de negociación pero no sólo desde el punto de vista económico
(que también), sino que incluye otros aspectos como el incremento de calidad, seguridad y mejora en el tiempo de respuesta de
los servicios negociados.
Es un indicador de productividad
profesional y aunque no define el KPI para el pago de comisiones, si permite
medir el rendimiento del profesional y su efectividad en la empresa. Este
indicador se puede (y debe) cruzar con otros como el IA o EP para controlar
mejor sus resultados.
9.- Retorno de Inversión (RSI o ROI)
El ROI, por lo general lo
enfocamos o centramos en factores económicos. Es correcto porque medimos el
rendimiento de los procesos de compras desde un enfoque financiero, pero es
importante saber que no es el único enfoque que debemos utilizar desde el área
de compras (no estamos analizando el ROI del negocio). Este indicador marca
sobre todo el tiempo en el que recuperaremos la inversión o gasto realizado en
proyectos o procesos de racionalización, optimización y/o ahorro.
Dependiendo del alcance de tu
departamento, el análisis de este indicador lo puedes realizar desde múltiples
enfoques: Por proyecto, por procesos, por técnico o miembro de tu equipo, etc. Lo
importante es que la fórmula para determinar este indicador sea en absoluto y
relativo y desde enfoques económicos y temporales. Esto te dará una visión
global para tomar decisiones acertadas.
10.- Cobros y Facturación
En muchos departamentos de
compras se lleva la gestión de facturación. En cierta forma es normal, ya que
la factura es el documento con el que podemos confirmar que los pedidos
emitidos y pagados son correctos.
Existen diferentes indicadores
que debemos tener implantados si esta tarea recae en nosotros, aquí menciono las
3 más destacadas:
-Calidad de facturación (CFs).
Este indicador mide los errores en facturación (con origen en proveedor o en el
pedido interno) sobre el total de facturas recibidas. Los retrasos en pagos y
descuadres son el efecto que se enlaza al indicador. Principalmente ayuda a
medir la sobre carga administrativa (que no aporta valor) y los ratios de
retrasos en pagos y paralización de servicios.
-Causales de Notas de Crédito
(CNC). Indicador poco utilizado si el volumen de facturas es baja o controlada
(automatizada por un ERP, por ejemplo). Mide los errores en la generación de facturas
pero generalmente sin sustento u origen en el pedido o servicio. Independientemente
del indicador de control, si este proceso no se realiza puede impactar en los
resultados de tu empresa.
-Pendientes de Facturar. Este
indicador es el total de pedidos pendientes (generalmente por retraso debido a
incidencias) sobre el total de pedidos generados. Mide la eficiencia en el
proceso administrativo de facturación del proveedor. Si el indicador evidencia
eficiencia, se puede plantear la externalización del proceso, lo que conlleva
ahorros relevantes y traslado de riesgos.
Otros indicadores que te pueden
ser de utilidad:
-Costes Logísticos (En caso de
tener internamente estos procesos de gestión, mide los costes entre las ventas
principalmente).
-Comparativo del Transporte (si
el servicio es interno, donde controlas el coste propio entre externo y puedes
hacer seguimiento con la rentabilidad y los gastos). También existe el
indicador de control sobre la utilización de los medios de transporte, donde
controlas la capacidad real utilizada versus la capacidad de cada vehículo.
- Almacenamiento. Si cuentas con
almacenes propios, hay diferentes indicadores (Coste de almacenamiento sobre
unidades almacenadas, Costes operativos sobre unidades despachadas, despachos
realizados sobre requeridos, etc).
- Inventarios.
- Abastecimiento.
- Etc.
Si necesitas asesoramiento para
establecer, implantar y/o externalizar la gestión de indicadores en tu
departamento de compras contacta con racionaliza®. Somos expertos en la definición, implantación y
mantenimiento de indicadores para áreas de compras.
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