Existen muchos y diferentes tipos
de Departamentos de Compras.
En función de la estrategia
global de la organización, se define la misión y visión en la gestión de
compras (gasto/inversión/consumo) tomando en cuenta variables importantes como
el Alcance, Poder de decisión o el Modelo de gestión final.
Con estas variables definidas, podemos
encontrar modelos muy rígidos, donde todo el proceso y control se encuentra centralizado,
modelos mixtos con procesos compartidos (central de compra y usuarios) o
modelos abiertos donde los procesos son descentralizados y únicamente se centraliza
el control (Gasto, Consumo, etc). También encontramos gestión “100% interna”
(con personal propio), modelos parciales de externalización (para procesos no estratégicos)
o Outsourcing Total en la gestión de Compras (Negociación, Pedidos,
Incidencias, etc).
Aunque existe gran variedad de
Departamentos de Compras, hay algunas características que se repiten en
aquellos que aportan VALOR (Incrementando la Calidad + los Tiempos + Eficiencia y reduciendo los costes y riesgos) en la organización. Estas son las 10 características:
1.- Contar con un Plan Estratégico y Plan
Operacional.
Los planes operativos deben sostenerse siempre de una planificación estratégica.
Los planes estratégicos (a 4 - 5 años) alineados a objetivos de la empresa, amplían
las posibilidades del departamento de compras y principalmente permite
desarrollar proyectos anuales que aporten verdadero valor.
2.- Gestión del Cambio y Plan de
Comunicación.
Los departamentos de compras realizan muchos cambios a lo largo del
año. Estos son muchas veces
sencillos, como el cambio de marca en el material
de oficina, pero otros son algo más complejos
como cambiar línea de teléfono,
las condiciones de un banco o lo seguros. Pero siempre se hay
cambios.
Los departamentos que tienen muy buena valoración de sus clientes
internos, son aquellos que tienen
bien definido los procesos comunicación ante estos
cambios (sobre todo en los críticos y estratégicos)
y sobre todo, cuentan con un
protocolo para que el usuario final perciba las ventajas de estos
cambios.
3.- Plan de Ahorros anual (en Indirectos
y Directos)
Aportar valor desde compras implica generar ahorros en tu empresa.
Aunque llegaras a “hueso” en
una partida de gasto, tu objetivo siempre deberá
ser generar ahorros. Ya sea por negociación o por
racionalización (del consumo,
gasto, servicios, productos, etc).
Aquellos departamentos de compras que cuentan con un plan anual
detallado de proyectos de
ahorro aportan mayor y mejor resultado que los que no
lo tienen implementado.
4.- Plan Anual de Mejora del ROI.
Lo habitual es que en cada proceso y proyecto desarrollado por Compras,
se calcule el mejor retorno
de inversión posible de forma individualizada. Muchas
veces olvidamos guardar este cálculo y estudio
para procesos futuros y esto
hace que el histórico de conocimiento se pierda con el tiempo y
cometamos
errores de ejecución en el futuro. Departamentos de Compras con planes anuales
guardan estos datos para mejorar los resultados futuros.
5.- Objetivos (Bonificación) especiales
para el personal de Compras.
Al igual que el personal de ventas, las personas que gestionan las
compras de tu empresa tienen un
peso muy importante, ya que manejan un
presupuesto sensible de toda tu organización.
Por ello, marcar objetivos y tablas de bonificación en función de
resultados cuantitativos aporta
mejores resultados y con ello valor (un ratio
positivo es el de 70% Cuantitativo- 30% Cualitativo).
Aplica objetivos y si es posible incluye cuadros de bonificaciones,
como comisiones en ventas. Alinea
el gasto a las ventas también bajo la óptica de
productividad por personal.
6.- Outsourcing Parcial de Procesos
no Estratégicos.
El tiempo en compras es oro. Un minuto perdido resolviendo una
incidencia de factura o un problema
de pedido, en vez de analizar datos para
mejorar la productividad del consumo es dinero que pierde
tu empresa.
Aquellos departamentos de compras que se “quitan de encima” tareas y
procesos que no aporta
valor, son más productivos y eficientes.
7.- Externalización del Riesgo
En procesos de homologación, sobre servicios críticos y estratégicos,
mientras más compartas y/o
externalices los riesgos mayor seguridad para tu
empresa. Mayor valor de servicio.
8.- Control del Consumo y Gasto
Centralizado.
Dependiendo del modelo de compras que desee implantar tu empresa
podrás centralizar o no los
procesos de pedidos. Pero sólo aquellos
departamentos de compra que centralizan el control del
consumo y gasto (análisis
y decisión) pueden planificar mejor los proyectos de optimización y
racionalización.
Esto genera mayor beneficio a tu organización.
9.- Plan de Innovación Anual.
Las compras sufren constantemente cambios. Un cambio legal o movimientos
en el mercado local
o internacional varían los precios de un bolígrafo, un
viaje en avión o las comisiones de tu banco.
Todo esta relacionado y tarde o
temprano desde compras se deben tomar decisiones para mejorar
los resultados de
su empresa o al menos que no les afecte.
La innovación en proceso y herramientas ayuda a que esta toma de
decisiones sea en el momento
adecuado y aporte valor real en la organización.
Innovar no es comprar paquetes informáticos o sistemas, muchas veces,
innovar comienza
cambiando un proceso o tarea interna. Los departamentos que lo
aplican, son los que mejores
resultados obtienen.
10.- Calendario de Concursos y
Negociaciones.
Si cierras un acuerdo, homologas a un proveedor o aceptas una oferta,
es importante que luego hagas seguimiento de ello y este proceso llegue hasta
el siguiente proceso de homologación.
Los departamentos de compras que tienen una agenda y calendario de
concursos (a 5 o 10 años), con revisiones de acuerdos y negociaciones son los
que mantienen mejores condiciones y aportan beneficios a las cuentas de resultados.
También quien realiza Scouting aporta mayor valor.
Si tienes estas 10 características
implantadas y en constante mantenimiento y desarrollo, enhorabuena. Por nuestra
experiencia, vemos que los departamentos de compra que tienen todo esto
implantado son departamentos que influyen directa y positivamente en la cuenta
de resultados y sus encuestas de satisfacción interna son más que positivas.
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