Antes
de hablar del Outsourcing para departamentos de compras, que por cierto está muy
de moda en grandes y pequeñas organizaciones, hagamos un ejercicio previo para
saber si realmente necesitarías, o no, externalizar tareas y procesos de tu
área de compras.
Responde
Sí o No las siguientes preguntas:
- Sabrías decir con exactitud cuánto vas
a consumir y gastar en tus partidas TOP10 durante este año? (Sí /
NO)
- Tienes una estrategia de compras alineada
a las ventas, que permitirá a tu empresa aumentar sus resultados (ventas y/o margen)
durante los próximos 5 años?... Si tu respuesta es sí, en cuánto por cada año? (Sí /
NO)
- Podrías convocar hoy mismo a tu
comité de dirección y mostrar claramente las ventajas que ofrece tu
departamento de compras de cara a la estrategia global de tu empresa? (Sí /
NO)
- Cuentas con un plan operativo anual
que incluya un sistema de Scouting que permita una optimización permanente
y automatizada de los costes (directos e indirectos) de tu empresa? (Sí /
NO)
- Podrías mostrar en detalle tu
calendario de negociaciones y homologación de proveedores de los próximos 12
meses?...Incluyendo datos de mercado, competencia, así como los resultados objetivos
y positivos que esperas aportar a tu organización? (Sí / NO)
- Podrías demostrar, con datos
cuantificables y matemáticos, la actividad de tu departamento de compras en los
últimos 12 meses? (Sí / NO)
- Cuentas con un mapa estratégico, un
cuadro de mando y un plan de acción sobre las partidas de gasto, alineándolo con
los escenarios del negocio de tu empresa?. (Sí / NO)
- Sabes cuál es el porcentaje que
puedes gastar, por cada euro de ventas?...y por cada euro de perdida en
ventas?...y en margen? (Sí / NO)
- Tus Políticas y Procesos de compra
oficiales, se han actualizado en los últimos 6 meses y las conoce toda persona
de la organización? (Sí / NO)
- Tienes información sobre lo que
gastó y consumió tu competencia directa (TOP5) en el ejercicio anterior?...si
tu respuesta es sí; hay oportunidades que se puedan replicar y mejorar? (Sí /
NO)
Si
más del 40% de tus respuestas es NO,
entonces necesitas un soporte para tu departamento de compras (Outsourcing
Parcial o Total de funciones no estratégicas).
Como
responsable o miembro técnico de compras, es importante (por no decir vital)
que conozcas,
controles, proyectes y planifiques todos estos datos. Conocer los
escenarios que se presentarán en tu negocio, marca la línea de acción a seguir
en la gestión del gasto y el consumo y tu enfoque y tiempo debe estar centrado
en ello.
Si más del 60% de tu tiempo lo
dedicas a tareas y procesos como: Tramitar pedidos, solucionar incidencias,
revisar albaranes, visar facturas, cargar información en sistemas, hacer
negociaciones sobre compras no estratégicas, relevantes o de riesgo, atender
llamadas de clientes interno o reuniones operativas con proveedores, informes y
reportes de gasto y consumo manual, entre otros.
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Recomendaciones
para contratar un buen servicio de outsourcing de tu área de Compras:
1.-
Externaliza primero aquello que no aporte valor en tu gestión y te demande
mucho tiempo de gestión (tanto como responsable de área, como técnico o
auxiliar). Es decir, tareas y procesos no estratégicos.
2.-
Antes de externalizar, “paquetiza” y define la tarea o proceso con una matriz
de SLA’s y KPI’s. Como un servicio que sacarás a concurso.
Para
que el proveedor/consultor que asuma estas tareas cumpla con tus niveles de
calidad y puedas contar con reportes mensuales de control.
3.-
Incluso si deseas externalizar tareas o procesos fijos o recurrentes (como por
ejemplo los tramites de pedidos), no contrates bolsas de horas fijas.
Parte
de tu objetivo es flexibilizar costes y tiempos, por ello tu proveedor de
outsourcing en compras se podrá adaptar a esa necesidad de flexibilidad.
4.-
No compres herramientas complejas que se vendan como “facilitadoras” de tu
trabajo.
En
compras muchos procesos se pueden automatizar, pero hay otros que siempre se
deberán realizar por personas. Analiza bien si una herramienta será una
solución o un potencial problema (aparte
de encarecer muchas veces la necesidad que deseas cubrir).
5.-
No firmes acuerdos de externalización por periodos muy largos. Los procesos en
compras varían constantemente (junto con el mercado), por lo que una tarea hoy
puede ser susceptible de externalizar, pero dentro de unos meses, no.
6.-
Firma siempre contratos donde traslades responsabilidad pero no aquella que
pueda poner en peligro procesos y tareas críticas o estratégicas.
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